Veilig bestanden versturen Geen stress om je documenten?

Kies ervoor om bestanden veilig te versturen. Veilig bestanden versturen in je bedrijf Het internet is vrij toegankelijk. Onbeveiligde documenten kunnen bij iedereen terecht komen. Ook hackers en ransomware kunnen voor problemen zorgen. Het is daarom noodzakelijk om documenten te beveiligen, door Veilig bestanden te versturen. Je kunt je documenten via bijvoorbeeld Secudoc versturen. De ontvanger krijgt een link waarmee hij de documenten kan downloaden. Je kunt, voor het versturen, documenten verkleinen en inpakken in een zipbestand. De link kun je met een speciaal wachtwoord beveiligen. Zo ontvangen vreemden geen gevoelige bedrijfsgegevens.

Elke onderneming doet er verstandig aan, om documenten versleutelt naar specifieke ontvangers te sturen. Het is bovendien veel veiliger dan e-mail. E-mailbijlagen kunnen in de verkeerde handen vallen. Dit kan bijvoorbeeld door het selecteren van verkeerde ontvangers. 

Veilig beheren van documenten als bedrijf 

Bedrijven moeten erg secuur met gegevens omgaan. Veilig bestanden versturen is daar een onderdeel van. Persoonsgegevens moeten tenslotte niet bij de verkeerde klant terecht komen. Daarom verwerken bedrijven hun gegevens via speciale beveiligde omgevingen. Onbevoegden kunnen dus niet zomaar documenten openen. De AVG-wet houdt toezicht op het verwerken van persoonsgegevens. De AVG kijkt of bedrijven zich aan de regels houden en de privacywet niet overschrijden. Alles begint met een goede virusscanner. Trojaanse paarden en malware kunnen de gegevens op de computer erg onveilig maken. Soms kan een computer volledig overgenomen worden en heb je zelf geen toegang meer tot je gegevens. Zeker bedrijven lopen risico. Tegenwoordig hoor je vaak van ransomware. Deze malafide tactiek wordt door cybercriminelen ingezet. Ransomware vergrendelt de documenten van een bedrijf. Als organisatie kun je vervolgens niet meer bij belangrijke gegevens komen, mits je een smak geld aan hun overmaakt. Er zijn goede virusscanners beschikbaar, die Ransomware tegen kunnen gaan en documenten weer beschikbaar kunnen maken. 

Kies voor de juiste programma’s 

Ransomware kan ook bestanden in de cloud aanvallen. Daarom is het verstandig om ze extra goed te beschermen. Er zijn verschillende beveiligde online programma’s te gebruiken. Het grote voordeel is wel dat je de bestanden dan makkelijker weer op kunt roepen. 

Wachtwoorden op een document plaatsen

 Ieder bedrijf heeft wel documenten die over gevoelige informatie beschikken. Veilig bestanden versturen is essentieel, als het om persoonlijke informatie gaat. Denk aan klantgegevens. Organisaties kunnen deze documenten het beste allemaal met een wachtwoord beveiligen. Soms kun je een pdf-bestand van een watermerk en wachtwoord voorzien. Ook kun je de gegevens, via een versleutelde verbinding, naar teamleden en bevoegde ontvangers versturen. Veilig bestanden versturen gaat via een speciale verbinding. Het netwerk werk dus met speciale veiligheidsprotocols. Er zijn speciale online programma’s voor. Deze verbindingen zijn relatief veilig voor cyberaanvallen en gijzelsoftware. 

Software-updates 

Het is ook verstandig om programma’s en systemen up-to-date te houden. Als software niet regelmatig vernieuwd wordt, is er geen garantie dat bepaalde gegevens nog veilig zijn. Train je medewerkers en leer ze, hoe ze veilig gegevens kunnen versturen. Neem de werkwijze op in je bedrijfsprotocol. 

Back-ups maken 

Verder is het verstandig om back-ups van je documenten te maken. Als je de documenten online verloren bent, is er altijd nog een kopie achter de hand. Met het maken van een back-up, neem je dus minder risico. Je kunt externe schijven en opslagmedia bovendien van een wachtwoord voorzien. Het is verder verstandig, om ze op een veilige plek te bewaren. Een plek waar geen onbevoegden bij kunnen komen dus.